문서출력 서비스의 아웃소싱인 MPS의 개요

1. 문서출력 서비스의 아웃소싱인 MPS의 개요

1.1 등장배경

- 기업의 문서출력량은 업무의 전산화가 진전될수록 줄지않고 더욱 늘어나고 있다.

- 이유는 업무가 자동화, 전산화되면서 더욱 많은 업무, 서비스를 수행하게 되면서 각각의 접점(고객, 파트너, 내부경영진 및 stakeholders 등)이 대폭 늘어나면서 이에 따른 다양한 출력, 복사된 문서가 필요로 하게 되었다.

- 디지털 복합기의 등장과 프린터 시장의 포화로 기존 소매시장을 위주로한 프린터업계와 기업시장을 위주로한 복사기업계간의 경계가 허물어지고 있다.

- 가트너에 의하면 일반기업이 연매출액의 1~3%를 인쇄비용으로 사용한다. 이는 연간 1000억의 회사라면 10~30억원을 인쇄에 필요한 제비용으로 지출하고 있다는 것이다.

- 기존 사무기기 사용에 따른 기업의 소모품, 관리비용 등의 낭비요소가 많음을 발견하게 되었으며 이에 따라 비용절감 전략을 필요로 하였으며 그래서 등장한 것이 MPS 전략이다.

 

1.2 MPS(Managed Printing Service)의 정의

- 각종 프린터, 복합기 등의 사무기기의 낭비요소를 줄이고 비용절감을 위해 기존의 기업에서 사무기기를 구매, 관리, 유지 하던 것에서 문서출력에 필요한 모든 것을 외부기업에 아웃소싱하고 기업은 이의 서비스만을 이용하는(문서 출력량에 따른 이용료의 과금) 방식이 MPS(Managed Printing Service, 출력관리서비스) 이다.

- 또한, 프린터, 복합기 등의 종이, 토너 등의 각종 소모품과 관리에 필요한 모든 것을 일괄 위탁함으로써 기업은 본연의 업무에 집중할 수 있고, 소모품 미비, 고장으로 인한 업무중단을 방지할 수 있어서 업무생산성을 배가시킬수 있다.

 

2. MPS의 구성요소

2.1 요소기술

구분	내용	비고
미들웨어	- 수천~수만대의 사무기기(프린터, 복합기 등)와의 통신연결 기능 - 사무기기 사용내역의 실시간 수집 및 분배, 관리 기능	솔루션의 ITSM 화
실시간 과금 솔루션	- 실시간으로 수집되는 사용내역을 바탕으로 과금 및 소모품보충, 관리 등의 유지보수 작업을 관리.
Agent	- 프린터, 복합기에 내장된 기능으로 관리시스템(수집서버)와의 통신, 명령전달을 통해 사용내역의 수집, 기기의 제어를 수행.	제조업체
Web Service	- 관리, 제어 기능의 웹서비스화	향후 발전방향

 

2.2 서비스 개념도

- 기업내 사무기기들에 설치된 agent에서 사무기기의 사용시마다 사용내역을 지역내 수집서버나 SP의 수집서버로 전송한다.

- SP에 수집된 사용내역은 실시간 과금이 이루어지고, 소모품변동, 고장정보 등을 현지 유지보수업체에 제공, 작업지시한다.

- 현지 유지보수업체는 작업지시된 A기업에 소모품보충, 고장수리 등의 유지보수 서비스를 시행한다.

- A기업은 사용내역을 바탕으로 과금된 비용을 SP에게 지불한다. SP는 유지보수할동에 대한 비용을 유지보수업체에 지불한다.

 

2.3 실제구축사례

1) 한국HP, 광주은행 MPS

구분	MPS 적용전	MPS 적용후
사용량	123 개 점포, 1500명 직원
기기대수	- 복사기 : 118 대 - 레이저프린터 : 222 대 - 잉크젯프린터 : 28 대	- 컬러복합기 : 133 대 - 레이저프린터 : 137대 - 흑백레이저 복합기 : 106대

 

 

2) 삼성전자, 독일 크라우스-마페이 베그만사 Sam-Click

 

 

3) HP, 알리안츠 생명

구분	MPS 적용후
사용량	- 본사, 5개 지역본부, 55개지점 등 총 423개 사업장
기기대수	- 디지털복합기, 레이저프린터 등 총 1499대
효과	- 장비의 54% 감소 - 운영비용의 30% 절감.

 

4) HP, 외환은행

구분	MPS 적용전	MPS 적용후
기기대수	- 복사기, 프린터,팩스 등 : 5203 대	- 디지털복합기, 프린터 등 : 1672 대
효과	- 기기대수기준 68% 감소 - 직접비용 : 20% 절감 - 계약기간 4년간 100억원대 비용절감효과

 

 

3. MPS 접근전략

3.1 방법론적 측면

- 문서출력컨설팅, 최적의 프린팅 환경제시 : 고객사의 물리적 위치(본사, 지점 등), 현재 출력기기의 종류와 대수, 업무특성에 따른 출력양식(컬러, 흑백, 고속, 잉크젯, 복합기 가능 등)을 고려하여 지리적(본점, 지점 구분 및 사무실내의 출력기기의 위치 등)인 배치와 출력기기의 종류, 대수를 산정한다.

- 계약 및 SLA 체결 : 기본유지비 + 출력당 과금 의 형태로 금액을 산정하고 서비스 레벨의 세세한 정의(예, 고장시 4시간내 정상화 조치 등)를 한다.

- 프린터, 복합기 구매/설치 : 출력기기의 규모에 따라서 구매, 리스도입 등을 통해 도입하고 계획된 물리적 위치에 설치한다.

- 관리시스템에 의한 운영 : 통합관리용 웹포털을 통해서 운영한다. 운영시 예상치와 실제 사용량에 따른 적정 소모품 보충 및 관리시기를 예측하여 관리비용을 절감하고 장애예방활동과 장애시 즉시 대응으로 고객만족도를 향상시킨다.

 

3.2 컨설팅 측면

구분	내용	효과
비용절감	- 불필요한 인쇄감소 - 과다한 소모품 구매 감소 - 관리비용의 감소	TCO감소
내부업무	- 기기고장, 소모품 미비로 인한 업무중단 예방 - 기업의 전문분야에 역량 집중 가능	업무생산성 향상
기업회계	- 프린터, 복합기 등의 자산관리 불필요 - 기기의 회계처리 불필요 - 출력서비스에 대한 비용처리만 함.	리스등을 통한 기기도입, 서비스에 대한 비용처리로 기업 회계 개선

 

4. 기대효과 및 시장현황

4.1 기대효과

구분	내용
기업	- TCO감소 - 회계처리개선(비용처리) - 업무효율 향상 - 투명성제고, 보안강화
기기업체	- 프린터 업체들의 기업시장 진출 - 새로운 비즈니스 모델 구현 - 안정적인 수익원 확보
Service Provider	- 안정적인 서비스 매출 가능 - MRO와 연계를 통해 대량구매로 소모품 원가 절감 가능 - 시스템 솔루션 유지보수 매출 가능

 

4.2 Service Provider의 유의사항

- 컨설팅시 TCO와 회계처리 이점(자산관리->비용처리로의 변경)에 대한 부각이 필요하다.

- 디지털복합기, 프린터 등의 대량구매가 필요시에는 리스사들과 협력해서 자금문제를 해결가능하다.

- 기업출력시장은 진입장벽이 존재하는 곳으로 레퍼런스 사이트를 만들고 시스템의 유지보수를 통한 수익에 주안점을 둬야한다. 이를 위해서는 다년간의 계약(외환은행의 경우 4년)을 체결해야 한다.

- Service Provider 로서의 사업을 영위하기 위해서는 SP의 ITSM 화가 필요하다. 기업의 ITSM 화를 통해 SP자체의 관리비용을 절감할수 있고, 체계적인 업무프로세스로 고객사에게 신뢰를 줄수 있다.

 

4.3 시장현황

구분	삼성전자	한국HP	엡손코리아	한국렉스마크
내용	- 자체방법론, 솔루션, 기기구비	- MPS(대기업용), VPP(중소기업용) 솔루션 구비	- 아이프린트 솔루션 도입	- MPS 개념 최초 도입
사례	- 독일, 크라우스-마페이 베그만(Sam-Click)	- 알리안츠 생명 - 광주은행 - 외환은행 - 모나미 등(VPP)		- 델 - 보잉 - 뱅크오브아메리카
제휴		- LG상사 등 - SI 가능한 채널 모색중	- 아이프린트 - 솔루션파트너 필요로 함.	- 호스텍, 삼일테크, KI정보통신 등 5개 - SI, 컨설팅 가능 채널 발굴중
특징	- 삼성 프린팅 어카운트 솔루션 (SPAS) 과금제 서비스를 시작	- 최신 에지라인 복합기를 MPS를 통해서만 공급

 @2008.01

 

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